Come fare smart working? Alcuni consigli

Quando si parla di smart working c’è ancora molta confusione in Italia riguardo al significato e lo si evince soprattutto negli ultimi tempi, quando il termine è usato e abusato in riferimento alla modalità lavorativa consigliata durante la problematica situazione del COVID-19.

Alcuni interpretano lo smart working come una sorta di moda passeggera (a suggerirlo sarebbe, ad esempio, anche l’aggettivo “smart” che è spesso associato a mode legate alla tecnologie o al digitale), una necessità nella particolare situazione italiana creata dalla diffusione del corona virus che impedisce a molti di recarsi nelle sedi lavorative destinata però a scomparire. Lo smart working però non può intendersi come il lavoro svolto unicamente da casa e solo per pochi giorni.

QUALI ELEMENTI CARATTERIZZANO LO SMART WORKING?

Per una definizione di smart working, anche detto lavoro agile, si possono però considerare alcuni elementi principali che caratterizzano questo approccio.

Per essere definito come smart working il rapporto lavorativo deve:

• essere di tipo subordinato (il che esclude i freelance da questa definizione);
• basarsi su un rapporto di fiducia tra datore di lavoro e dipendente;
• responsabilizzare i dipendenti;
• commissionare lavoro per obiettivi (prevedendo un result based management);
• concedere autonomia organizzativa;
• essere flessibile per quanto riguarda gli orari di inizio e fine giornata lavorativa;
• fare in modo che siano comunque rispettati i limiti orari stabiliti dai contratti collettivi;
• permettere di conciliare vita privata e vita lavorativa;
• prevedere tecnologie adatte allo svolgimento del lavoro in mobilità e piattaforme cloud che permettano di accedere da qualunque luogo ci si trovi ai documenti necessari per lo svolgimento del lavoro.

Va precisato anche che lo smart working può essere svolto sia all’interno dell’azienda che all’esterno di essa (e non solo a casa, quanto in treno, in un bar e in qualsiasi altro posto si desideri), in mobilità.

CONSIGLI PER CHI FA LAVORO AGILE?

Se occorre ricorrere allo smart working per necessità e in tutta fretta, come sta succedendo in questo periodo per le PA italiane, non abituate ancora – o non ancora del tutto – al lavoro agile, tornano sicuramente utili alcuni consigli dati da chi già da anni studia o applica questa metodologia lavorativa.

Dall’Osservatorio Copernico sullo Smart Working, così, arrivano 5 consigli per i lavoratori:

1. Preparare la postazione
   Se non si ha a disposizione una scrivania dedicata, è preferibile scegliere un posto a tavolo che non sia quello dove solitamente si mangia durante i pasti. Luce adatta e sedia comodo sono poi essenziali.
2. Fare molte pause
   A casa, più che a lavoro, si rischia di trascorrere troppo tempo seduti, cosa che ovviamente non fa bene al corpo, ma neanche alla mente. Occorre fare molte pause; se si è a casa, ad esempio, si può approfittare di piccole faccende domestiche per alzarsi e allontanarsi dallo schermo per qualche minuto.
3. Imporsi dei limiti
   Non avendo orari da ufficio e non avendo colleghi intorno che ce li ricordino, si può incorrere nel rischio di non darsi dei limiti e continuare a lavorare per troppo tempo. Come dicono da Copernico, quando si fa lavoro agile l’ideale è «work smarter, not harder».
4. Restare in contatto con il team
   Con lo smart working si rischia anche di isolarsi e di non avere un confronto costante con i propri colleghi e di affidarsi eccessivamente alle sole email. Telefonare, videochiamare, fissare incontri in videoconferenza, utilizzare piattaforme di messaggistica possono evitare di allontanarsi dal team e contribuire al confronto e alla collaborazione anche a distanza.
5. To do list
   Darsi delle priorità e fare una scaletta delle cose da fare durante la giornata aiuta a ridurre le distrazioni e organizzare il lavoro in base alla scadenze.

Questi consigli sono indirizzati soprattutto ai dipendenti, ma sono validi anche per chi sta a capo dell’azienda, che deve considerare ovviamente tutti gli elementi caratterizzanti lo smart working per permettere al proprio team di lavorare al meglio e nel modo più efficiente possibile, predisponendo ad esempio software di condivisione di documenti sicuri e una buona comunicazione interna.

LO SMART WORKING CONTINUERÀ A DIFFONDERSI IN ITALIA?

Una domanda che ci si pone spesso in questo periodo è se il lavoro agile, per quelle aziende che si stanno approcciando a questa modalità lavorativa solo ora, continuerà a diffondersi o ad essere applicato anche dopo il periodo di crisi che sta vivendo l’Italia.

Ovviamente a questa risposta si potrà rispondere soltanto in seguito, ma il successo dello smart working in aziende oltreoceano (solo per citarne una, Google ha affermato che molti suoi servizi di maggior successo sono stati ideati proprio nel lasso di tempo in cui i propri collaboratori sono stati lasciati in totale autonomia) e questo periodo – che si può considerare di prova – per quelle aziende italiane che non avevano mai considerato o sperimentato questa modalità prima, potrebbero essere incentivi positivi per continuare ad affidarsi al lavoro agile.

Del resto, non si può non considerare che, come diffuso dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, «gli smart worker – quei lavoratori dipendenti che godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro, disponendo di strumenti digitali per lavorare in mobilità – sono ormai circa 570mila, in crescita del 20% rispetto al 2018, e mediamente presentano un grado di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale».