I 7 migliori software per gestire il tuo spazio coworking

Negli ultimi cinque anni, il numero di spazi di coworking in tutto il mondo è aumentato in modo esponenziale, raddoppiando per superare i 40.000 spazi disponibili, e solo in Italia il numero è stimato oltre i 500 spazi (la piattaforma Coworker ad esempio ne riporta 360, ma ce ne sono molti altri non catalogati li).

Con una crescita così rapida, la necessità di un software di gestione efficace per il coworking è più importante che mai.

App per la gestione del coworking offrono funzionalità importanti, come la prenotazione di scrivanie e sale conferenze, la gestione delle fatture e pagamenti, feed per comunicare con i membri, e altro ancora. Alcuni di questi strumenti si integrano anche con le tue altre applicazioni, creando un ecosistema tecnologico completo che semplifica la gestione degli spazi. In questo articolo, esamineremo più da vicino il software di coworking, cosa considerare prima di investire e presenteremo le dieci opzioni più interessanti sul mercato.

Cos’è il Software di Gestione per Coworking?

Il software di gestione per coworking funge da centro operativo, consentendoti di visualizzare e controllare tutte le funzioni essenziali, come la gestione degli abbonamenti e l’accettazione dei pagamenti, da un’unica applicazione. Invece di utilizzare diverse app o piattaforme, puoi gestire tutte le tue attività quotidiane in un sistema centrale.

Alcune delle capacità più comuni del software di coworking includono:

• Gestione dei membri
• Fatturazione e raccolta dei pagamenti
• Analisi dei dati e report
• Prenotazione di eventi, scrivanie e spazi
• Gestione visite
• Directory dei membri
• Funzionalità chat e email

Avere accesso a tutte queste funzioni tramite un unico strumento ti consente di lavorare più velocemente e di ridurre i costi, migliorando l’esperienza degli utenti, un elemento cruciale per la crescita del tuo business.

I Vantaggi dell’Uso di un Software di Gestione per Coworking

Il miglior software di coworking può semplificare la tua attività, consentendoti di lavorare in modo più intelligente mantenendo al contempo accuratezza e coerenza. Più specificamente, offre i seguenti vantaggi:

• Automazione: Il software può automatizzare attività ripetitive come il monitoraggio della presenza, l’invio di fatture e la generazione di programmi di pagamento. Questo aiuta a evitare pagamenti persi o in ritardo.
• Efficienza: I membri possono gestire i propri account, prenotare spazi e effettuare pagamenti in modo autonomo, consentendo a te e al tuo team di concentrarvi su altre aree, come marketing e sviluppo della comunità.
• Analisi: Conserva informazioni chiave sulle operazioni del tuo coworking, come il numero di membri, la presenza e l’utilizzo degli spazi. Alcuni software offrono reporting dettagliato per aiutarti a massimizzare le prestazioni.
• Comunità: Molti software di coworking includono funzionalità comunitarie come bacheche e promozioni di eventi, favorendo relazioni più forti tra i membri.

Questi vantaggi creano nuove opportunità di coinvolgimento e rendono i processi esistenti più produttivi e meno dispendiosi in termini di tempo.

Cosa Considerare Quando Scegli un Software per Coworking

Sebbene le recensioni siano utili, non sempre indicano quale software sia più adatto alla tua struttura e ai tuoi obiettivi. Ecco alcuni fattori chiave da considerare:

• Funzionalità: Valuta quali funzionalità aggiungeranno più valore alle tue operazioni. Alcuni software offrono solo strumenti di base, mentre altri dispongono di funzionalità avanzate come analisi e controllo degli accessi.
• Accesso Mobile: La possibilità di accedere al sistema di gestione da remoto è cruciale. Cerca software che includano un’app mobile, e se possibile disponibile in versione white label, con il tuo brand.
• Prezzi: I fornitori di software di coworking adottano vari approcci alla tariffazione. Considera il piano di pagamento più appropriato per la tua organizzazione, sia esso annuale, per membro o tariffe fisse.
• Scalabilità: Man mano che il tuo spazio di coworking cresce, avrai bisogno di software che ti permettano di espandere facilmente i tuoi servizi.
• Personalizzazione: Il contenuto e lo stile del software dovrebbero riflettere le caratteristiche uniche della tua organizzazione. Alcuni strumenti consentono un alto livello di personalizzazione.
• Integrazioni: Assicurati che il software si integri con i tuoi strumenti esistenti per evitare complicazioni (ad esempio network WiFi, software contabilità, e così via).

I 7 migliori software di gestione degli spazi di coworking

Con un mercato così esplosivo, hai molte opzioni quando si tratta di selezionare il software di gestione degli spazi di coworking. Tuttavia, non tutti i fornitori offrono soluzioni di qualità e ricche di funzionalità. Per aiutarti a prendere una decisione più informata, abbiamo messo insieme un elenco dei migliori software di gestione e check-in degli spazi di coworking disponibili oggi.

1) Archie

Archie offre una delle migliori app per spazi coworking. Il loro software include una versione white label ed è ricco di funzionalità che coprono ogni aspetto della gestione dello spazio.

• Prenotazione di scrivanie, sale per meeting, e spazi condivisi.
• Gestione pagamenti attraverso Stripe, GoCardless o sistemi ad hoc
• App per gestire visite e “tour” dello spazio
• Eventi e tool per comunicare con i membri dello spazio
• Versione virtuale dello spazio accessibile attraverso l’app
• Dati e report sull’utilizzazione dello spazio
• Connessione con altri sistemi, dall’accesso allo spazio fino a tool come Google Calendar, Slack, Zoom o Microsoft Teams

Al momento Archie risulta la soluzione più popolare su G2, con un rating di 4.9/5 da oltre 100 recensioni.

2) Coworkify

Coworkify è un software versatile che offre strumenti per la gestione degli spazi di coworking e degli utenti. La piattaforma consente di gestire prenotazioni di scrivanie e sale riunioni, oltre a fornire strumenti per la fatturazione e il pagamento. Coworkify si distingue per la sua facilità d’uso e per la possibilità di personalizzare l’interfaccia in base alle esigenze del tuo marchio. È ideale per spazi di coworking di piccole e medie dimensioni.

3) Optix

Optix è una piattaforma all-in-one per la gestione degli spazi flessibili. Offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui prenotazione per scrivanie, risorse e sale riunioni, check-in e gestione multi-sede. Inoltre, gestisce la tua customer relationship management (CRM), fatturazione, pagamenti e fatture. Include un’app mobile white-labeled, in modo da garantire che il design dell’accesso ai membri si adatti allo stile del tuo marchio. Il modulo “Analytics” fornisce dati interessanti su come venga usato lo spazio coworking. Con oltre 100 integrazioni, Optix consente di creare flussi di lavoro personalizzati e automatizzati con i tuoi strumenti preferiti.

4) Yardi Kube

Yardi è una soluzione di gestione immobiliare ampiamente utilizzata che offre funzionalità specifiche per gli spazi di coworking. La piattaforma include strumenti per la gestione dei contratti, la prenotazione di spazi e la fatturazione. Yardi è conosciuta per le sue potenti capacità di reportistica e analisi, che aiutano i gestori a comprendere meglio le performance del loro spazio e a prendere decisioni informate. È una scelta popolare per le grandi strutture di coworking, anche se può essere considerata ‘legacy’ dal punto di vista della piattaforma.

5) Engage Apps

Engage è una piattaforma progettata per migliorare l’esperienza dei membri negli spazi di coworking. Include funzionalità per la gestione delle prenotazioni, la comunicazione tra membri e la creazione di eventi. La piattaforma è facilmente personalizzabile e offre strumenti di reportistica per analizzare l’utilizzo degli spazi e il coinvolgimento dei membri. Engage Apps è particolarmente utile per gli spazi che desiderano promuovere una community attiva e connessa.

6) Condeco

Condeco è un software specializzato nella gestione delle risorse e delle prenotazioni di spazi di lavoro. Offre funzionalità per la prenotazione di scrivanie, sale riunioni e spazi per eventi, insieme a strumenti per la gestione delle risorse. La piattaforma è nota per la sua interfaccia user-friendly e le sue potenti capacità di reportistica. Condeco è adatta sia per spazi di coworking che per aziende con uffici tradizionali che cercano di ottimizzare l’uso degli spazi.

7) SwipedOn

SwipedOn è una soluzione di gestione dei visitatori che si integra facilmente con altre piattaforme di coworking. Sebbene si concentri principalmente sulla registrazione dei visitatori, offre anche funzionalità per la prenotazione di scrivanie e sale riunioni. La piattaforma è facile da usare e fornisce un’esperienza intuitiva per gli utenti. SwipedOn è una buona opzione per gli spazi di coworking che desiderano semplificare il processo di check-in dei visitatori, anche se non offre funzionalità complete come altri in questa lista.

Conclusione

La scelta del giusto software di gestione degli spazi di coworking è fondamentale per il successo delle tue operazioni. Con un’ampia gamma di opzioni disponibili, è essenziale valutare attentamente le funzionalità, il prezzo e le integrazioni offerte da ciascun fornitore. Tenendo conto dei fattori elencati, potrai trovare una soluzione che si adatti alle tue esigenze specifiche e ti aiuti a gestire efficacemente il tuo spazio di coworking.