Mediazione forense: i suggerimenti del Cnf agli organismi per la fase 2

Con comunicazione dell’8 maggio, il CNF ha trasmesso ai Presidenti dei COA ed ai Responsabili degli Organismi di Mediazione Forense, un documento recante suggerimenti agli Organismi di Mediazione Forense in merito al “Cura Italia”, convertito in l. n. 27 del 24 aprile 2020.

Le indicazioni per la ripresa delle mediazioni

L’11 maggio 2020 (secondo l’art. 36 del d.l. 23/2020) ha rappresentato la data finale del periodo di sospensione dei procedimenti di mediazione, quindi il CNF suggerisce agli Organismi Forensi di riprendere il servizio, al contempo elencando alcune indicazioni da seguire:

• lavoro del personale dipendente in smart working, consentendo la gestione delle pratiche da remoto, come anche l’aggiornamento per via telematica degli avvocati e dei mediatori sullo stato delle procedure pendenti;
• deposito telematico, mediante invio per PEC, delle nuove domande di mediazione e dei documenti relativi ai procedimenti pendenti;
• fissazione di un nuovo incontro per i procedimenti rispetto ai quali gli incontri già fissati risultino essere stati rinviati, dando precedenza, nella calendarizzazione, alle mediazioni demandate dal giudice per le quali è utile anticipare l’attività in funzione della data d’udienza, per compiere, se possibile, la mediazione in tempo utile;
• rinnovazione della convocazione delle parti e dei difensori nei procedimenti pendenti ove il primo incontro sia stato rinviato, tramite modalità che assicurino l’avvenuta ricezione della comunicazione da parte dei destinatari;
• adozione in via preferenziale delle modalità di svolgimento degli incontri di mediazione da remoto (art. 83, c. 20 bis), consentendo al mediatore di collegarsi anche da postazione sita presso il proprio studio o abitazione;
• in mancanza della modalità di incontro da remoto, definizione delle modalità di svolgimento degli incontri con la presenza delle parti, previa intesa con le istituzioni sanitarie, assicurando il rispetto delle regole prescritte per la prevenzione del contagio.

Incontri in videoconferenza

Per gli incontri di mediazione da remoto gli organismi iscritti al registro ministeriale, possono svolgere la mediazione telematica tramite sistemi di videoconferenza pure in assenza di apposita previsione del proprio regolamento di procedura fino al 31 luglio 2020, dopo tale data apportando le indispensabili variazioni al regolamento dell’Organismo (come da nota del Ministero della Giustizia). Il CNF ha rammentato che la trattazione dell’incontro di mediazione in videoconferenza è condizionata al consenso di tutte le parti e che la piattaforma deve consentire il riconoscimento delle parti e la loro contestuale presenza a video. L’eventuale disconnessione del segnale video durante la sessione rappresenterà motivo di sospensione. La società fornitrice della piattaforma prescelta deve fornire le garanzie di legge ai fini della protezione dei dati personali in base al GDPR. Se i dati possano essere trattati al di fuori dello spazio economico europeo, deve far riferimento ad una decisione di adeguatezza della Commissione UE o del Garante.

Il link

La segreteria dell’organismo invia una comunicazione recettizia con congruo preavviso, non inferiore a 7 giorni, salve ragioni di urgenza, ai procuratori delle parti, con indicazione di giorno, ora, modalità di collegamento tramite link inserito nella medesima comunicazione e modalità di accesso agli atti ostensibili.

La riservatezza

I partecipanti alla videoconferenza sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli artt. 9 e 10 d.lgs. 28/10 ed è vietata ogni possibilità di registrazione dell’incontro, escluse le ipotesi di formazione dei mediatori, previo consenso delle parti.

Le stanze virtuali

L’accesso alle stanze virtuali è riservato a coloro che sono coinvolti nel procedimento di mediazione tramite link dedicato con password o chiamata diretta da parte dell’organismo o del mediatore. Per le sessioni separate il mediatore dovrà escludere temporaneamente dalla videoconferenza le parti non interessate, se il sistema lo consenta. Altrimenti il mediatore dovrà creare ulteriori stanze virtuali alle quali far accedere solo le parti interessate alla sessione separata.

Il verbale e la sottoscrizione

Il resoconto dell’incontro di mediazione, unitamente all’eventuale accordo in formato pdf, va anticipato tramite condivisione della schermata con le parti, quindi condiviso dal mediatore con le parti e i procuratori per posta elettronica, PEC o caricamento sulla piattaforma. Le parti private che partecipano all’incontro da una postazione separata dal proprio difensore devono essere dotate di firma digitale in corso di validità ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale o, in alternativa, di stampante e scanner, per garantire la possibilità di sottoscrivere analogicamente il verbale e l’eventuale accordo. Il difensore, con la propria firma digitale sul verbale e/o accordo certifica finanche l’autografia della sottoscrizione dell’assistito. Il mediatore invia telematicamente via e-mail, ordinaria o certificata, il verbale e l’eventuale accordo alle parti private per la firma (digitale o analogica) e ai procuratori per la sottoscrizione digitale. Il procedimento si conclude con la trasmissione al mediatore del file, contenente il verbale e l’eventuale accordo, firmato dalle parti e dai procuratori. Il mediatore firmerà digitalmente il file ai fini dell’esecutività dell’accordo. Il verbale così firmato rappresenterà l’originale informatico depositato presso la segreteria, la quale rilascerà duplicato informatico alle parti che ne facciano istanza. Il CNF consiglia l’impiego della firma PAdES.

La proposta di conciliazione

Quando il mediatore formula la proposta di conciliazione, la segreteria dell’Organismo la comunica, in modo tempestivo, alle parti, trasmettendola a mezzo PEC ai procuratori, indicando le modalità e l’indirizzo telematico al quale far pervenire nei termini di legge l’eventuale accettazione, ovvero rifiuto motivato.

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